在当今快速发展的数字时代，电子邮件已经成为我们日常生活和工作不可或缺的组成部分。邮件作为一种重要的通信方式，不仅可以方便快捷地传送文件和信息，更能提高工作效率。但在企业中，邮件监管和管理变得越来越重要，这是因为企业在运营过程中需要确保邮件的正常使用、保证员工的安全和对公司的保密。
特别是对于对外发邮件进行监控，企业可以积极维护自身信息安全，避免敏感信息外泄和损失，同时也可以及时发现员工违规行为，维护企业和员工的合法权益。
如何监控公司外发邮件的服务器呢？下面分享一些实用建议：
1.建立一个全面的邮件策略
企业在监控邮件时，首先需要建立一套全面的邮件策略。这包括：
– 制定邮件使用规范，规定员工的发件内容、主题和附件的使用。
– 对关键信息进行分类，明确哪些属于敏感信息。
– 明确谁可以访问邮件系统以及如何访问邮件系统的权限
– 制定邮件留存期限，以便审计和法律支持等。
– 确定选择监视邮件流量的工具和技术以确保快速响应安全事件。
– 维护员工清单并更新用户帐户、角色和访问权限。
通过建立邮件策略，企业可以清晰地规范电子邮件使用，以确保其合规性，并保护企业免受违规行为和外泄事件的影响。
2.使用第三方监控工具跟踪
在确定好邮件策略之后，企业可以使用第三方监控工具来跟踪邮件。这些工具可以帮助企业管理团队监视邮件流量、恶意活动和其他违规行为，从而保护企业的信息安全。
常见的监控工具有Cisco、Symantec、Barracuda等。这些工具具有自动跟踪邮件发送，检测恶意邮件、虚假电子邮件以及过滤敏感信息的功能。这些工具可以了解企业邮件流量的性质和规模，并提供实时警报或预测未来风险，从而帮助企业快速响应电子邮件安全事件，并采取适当的措施保障企业安全。
3.分析邮件记录和警报
分析邮件流量记录和警报是审核邮件服务器的更佳方式。企业可以通过分析邮件服务器日志和邮件记录，了解邮件发送者和接收者、IP地址、发送时间等邮件流量的详细信息。通过分析这些信息可以判断员工是否遵守企业规定，发现违规行为，并采取相应措施，加强企业风险控制和信息保护。
此外，还可以设定邮件警示规则，预设敏感信息的发件人、主送人、抄送人、主题等信息，一旦收到符合规则的邮件，抓获者会立即收到警示通知。
4.充分做好网络安全及员工教育
监控邮件服务器外发是企业安全管理的一部分，充分做好网络安全也是保护企业信息安全的必要步骤。企业应该加强网络安全技术的防护能力：安装网络防火墙、反恶意软件及强制访问控制等，保障企业网络的基本安全保障措施。
另外，更重要的是员工安全教育。企业应该加强员工的安全意识培养，装备员工应对常见网络安全威胁的技能，了解常见入侵方式，加深敏感性数据泄漏风险意识，让他们意识到保护公司信息的重要性，去除违禁行为的侵略性。
在企业运营中，邮件作为一种重要的通信方式，可以提高工作效率，但也存在许多潜在的风险。特别是对于外发邮件的监管和管理，企业必须要采取更多措施，建立一套完整的邮件策略，使用第三方监控工具进行全面监控，分析邮件记录和警报，加强网络安全和员工教育，全面提高企业信息安全的保障能力。这不仅是企业体系内部安全保护的优化，更是对公司利益和图片的建立。
相关问题拓展阅读：
- 邮件监控问题
- 公司的outlook邮箱发邮件别人能看见吗?
邮件监控问题
不如买一套专业的邮件系统软件唤则搭建属于企业自己的邮件服和磨棚务器，所有数据都存放在公司内部游前，可随时查看通信情况。推荐kxmail邮件系统 非常不错。
这很简单，建议你去装一个叫LaneCat网猫的软件，就可以监控邮件的内容，很方便好用。
公司的outlook邮箱发邮件别人能看见吗?
有可能主要看使用的是什么邮箱。
能不能看见是基于使用的邮局服务器是否有这样的监控功能。
网易企业邮箱、
腾讯企业邮箱
及一些付费价格比较高的都有监控功能，
管理员可以后台设置把一皮渣此个邮箱的邮件复制一份到相应的邮箱内。
普通的
比如买空间送的企业邮箱、价位比较便宜的企业邮箱这样的暂时没有这样的设置
所以就监控不了。
扩展资料
outlook邮箱的主要功能
与 Office 共享与协作
收件箱中直接打开和编辑具有完整保真度的 Word、Excel 和 PowerPoint 文件。 借助SkyDrive，可以保存 Office 文档、照片或其他大文件，并与朋友共享这些内容，而无需通过附件来发送。
了解联系人最新动态
Outlook 通讯薄将提供今日照片、近况和更新。 将看到来自Outlook、Facebook 或其燃迅他
社交网络
的照片和最新更新。
自动化收件箱
凭借多种更佳保护工具，Outlook 能够提供业内更佳的垃圾邮件防护梁正，可快速清理与新闻通讯、社交动态和每日最新优惠信息相关的灰色邮件，快速访问有用的
电子邮件
。
参考资料：
百度百科-outlook邮箱
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